社会福祉法人の運営に関する手引きおよび様式例

各社会福祉法人におかれましては、本手引き及び埼玉県の「社会福祉法人運営の手引き」を参考に適切な法人運営に努めてください。

• 評議員会の招集通知には、評議員会の日時・場所・目的（議題）・議案の概要を必ず記載しなければなりません（社会福祉法第45条の9第10項・一般法人法第182条第3項・第181条第1項・社会福祉法施行規則第2条の12）。
• 評議員会の招集通知は、定款に特別の定めがある場合を除き、評議員会の日の1週間前までに、原則として書面で評議員に対して発することが必要です。評議員会の日と招集通知発送日の間を中7日以上空けなければならないことに注意してください（社会福祉法第45条の9第10項・一般法人法第182条第1項）。
• 書面に代えて電子メールなどで招集通知を行うことも可能ですが、その場合は招集通知の方法を示した上、書面または電子メールなどにて、各評議員の承諾を得る必要があります（社会福祉法第45条の9第10項・一般法人法第182条第2項）。

• 理事会の招集通知には、評議員会と異なり必要記載事項は定められていませんが、各理事に会議の目的を理解していただき議論を実質化するという観点からは、評議員会の招集通知に準じた事項を記載しておくことも一つの方法です。
• 理事会の招集通知は、定款に特別の定めがある場合を除き、理事会の日の1週間前までに、各理事及び各監事に対して発することが必要です理事会の日と招集通知発送日の間を中7日以上空けなければならないことに注意してください（社会福祉法第45条の14第9項・一般法人法第94条第1項）。
• 招集通知の方法は書面の他、電子メールなどで行うことも可能です。評議員会の場合と異なり、その際各理事・各監事の承諾を得る必要はありません。

• 評議員会は、全評議員の同意があれば招集手続きを省略して開催することができます（社会福祉法第45条の9第10項・一般法人法第183条）。同意の方式に定めはなく、口頭（面会または電話など）でも有効ですが、書面にしておくと各評議員の同意の意思が明確になり、招集手続を省略して行った評議員会の決議の有効性をより強く証明できますので、各評議員の同意は書面にしておくことが賢明です。なお、口頭による同意のみの場合は、評議員会の冒頭で全評議員の同意により招集手続を省略して開催することを宣言し、これを議事録にとどめておく対応をお勧めします。
• 必ず欠席者も含め、評議員会の開始前に全員分の同意を得るようにしてください。また、なお、評議員会招集決議の理事会とその招集決議に基づき開催される評議員会を同日に行おうとする場合には、理事会の招集決議までは評議員会の開催が確定していませんので、例のとおり理事会において招集決議がなされることを条件として同意を得るようにしてください。
• 招集手続の省略について特段の制限はありませんが、招集通知が各評議員の出席の機会を確保するためのものであり、かつ評議員に事前に会議目的をお知らせして議案について熟慮の機会を与える機能も併せ持っていることから、必要以上の省略は招集通知の持つこれらの目的・機能を没却しかねないため、その必要性については十分熟慮した上で行ってください。

• 緊急の案件など決議の内容上猶予がなく、理事会招集決議から評議員会までの日の間に1週間の間隔を設けることができない場合
• 評議員会招集決議を理事会で行い、引き続き同日にその招集決議に基づく評議員会を行おうとする場合

• 理事会は、全役員（理事及び監事）の同意があれば招集手続きを省略して開催することができます（社会福祉法第45条の14第9項・一般法人法第94条第2項）。同意の方式に定めはなく、口頭（面会または電話など）でも有効ですが、書面にしておくと各役員の同意の意思が明確になり、招集手続を省略して行った理事会の決議の有効性をより強く証明できますので、各役員の同意は書面にしておくことが賢明です。なお、口頭による同意のみの場合は、理事会の冒頭で全役員の同意により招集手続を省略して開催することを宣言し、これを議事録にとどめておく対応をお勧めします。
• 招集手続の省略について特段の制限はありませんが、招集通知が各役員の出席の機会を確保するためのものであり、かつ役員に事前に会議目的をお知らせして議案について熟慮の機会を与える機能も併せ持っていることから、必要以上の省略は招集通知の持つこれらの目的・機能を没却しかねないため、その必要性については十分熟慮した上で行ってください。
• 必ず欠席者も含め、理事会の開始前に全員分の同意を得るようにしてください。なお、役員全員改選決議の評議員会と新理事体制による理事長選任の理事会を同日に行おうとする場合には、評議員会の終結までは新役員が就任していませんので、評議員会の終結後にその場で集合した新役員に同意書を作成していただくことが望ましいと考えますが、欠席者がいるなどやむを得ず事前に同意を得る場合は例のとおり新役員に選任されることを条件として同意を得るようにしてください。

• 緊急の案件など決議の内容上猶予がなく、理事会の日までに1週間の間隔を設けることができない場合
• 役員一斉改選決議を評議員会で行い、引き続き同日新しい役員構成で理事長選定理事会を行おうとする場合

• 評議員会・理事会の議事録については、法律および厚生労働省令で必要記載事項が定められています（評議員会：社会福祉法第45条の11第1項・社会福祉法施行規則第2条の15第3項、理事会：社会福祉法第45条の14第6項・社会福祉法施行規則第2条の17第3項）。
• 議事の経過は要点筆記ではなく、具体的に時系列で作成し、議案ごとの決議・発言者が分かるように作成してください。
• 評議員・役員選任議案については、候補者ごとに決議を行い、その結果を議事録に記載してください。
• 議事録署名人は、定款で限定がなければ、評議員会は評議員全員及び出席理事、理事会は理事及び監事全員が署名しなければなりません（社会福祉法人定款例第第14条第2項・社会福祉法第45条の14第6項）。

• 議案の概要を記載した提案書面を議案ごとに作成し開催通知に同封するとともに、必ず議事録に添付し、議事録と議案書を一体のものとして保管してください。
• 所轄庁への手続等において議事録を提出する場合は、該当の議案書部分も必ず添付してください。

監事選任議案を評議員会に提案する場合は現監事の過半数の同意を得る必要があります（社会福祉法第43条第1項・一般法人法第72条第1項）。
同意書は評議員会への監事選任議案提案時に併せて提示してください。

• 監事監査報告書については、法律および厚生労働省令で必要記載事項が定められています（社会福祉法第45条の28・社会福祉法施行規則第2条の27・第2条の36）。
• 業務監査報告と会計監査報告は別々の監査報告書で行うことも可能です。
• 例示は監査の結果問題点が見当たらなかったケースですので、指摘点があった場合は適宜変更を加えてください。
• 監事監査報告書は、監事が計算書類・事業報告を受領した日から4週間以内に作成して理事に通知しなければなりません（社会福祉法第45条の28・社会福祉法施行規則第2条の28第1項・第2条の37第1項）。